سفارشی سازی در نرم افزار حسابداری

یکی از دغدغه های سازمانها در انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری بحث سفارشی سازی و اعمال تغییرات دلخواه و مورد نیاز سازمان در این گونه نرم افزار هاست.
زمانی که یک نرم افزار حسابداری و یا هر نرم افزار دیگری برای سازمان تهیه می کنید چندین حالت مختلف ممکن است که پیش بیاید.

حالت اول اینکه آن نرم افزار بسیار کوچک وساده باشد و اصلا نیازی به سفارشی سازی و اعمال تغییرات نداشته باشد. مثلا نرم افزار راس گیری چک که شرکت داده پردازان ارگس به بازار ارائه کرده است یک نرم افزار بسیار ساده است که نیازی به سفارشی سازی و یا حتی پشتیبانی هم ندارد. در ضمن این نرم افزار رایگان است و می توانید به راحتی آنرا دانلود کرده و مورد استفاده قرار دهید.

ولی نرم افزار حسابداری باتیز و یا نرم افزار حسابداری همکاران سیستم را در نظر بگیرید. این نرم افزارها و نرم افزارهای مشابه آنها آنقدر گسترده و بزرگ هستند که ممکن است برای کسب و کارها نیاز به سفارشی سازی داشته باشند. یکی از مواردی که در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان باید مد نظر باشد همین قابلیت سفارشی سازی و اعمال تغییرات مورد نیاز کاربر در نرم افزار است.

سفارشی سازی و اعمال تغییرات مورد نظر کاربر در نرم افزار حسابداری می تواند به دو صورت انجام شود. یکی از صورتهای ممکن این است که یک نرم افزار به صورت یک فریم ورک قابل توسعه در اختیار کاربران قرار گیرد و کاربران بدون نیاز به شرکت تولید کننده، می توانند نرم افزار را سفارشی کنند البته این سفارشی سازی محدود بوده و در حیطه همان ابزارهایی است که در اختیار کاربر قرار می گیرد.

مثلا یک نمونه کوچک از این نوع نرم افزار ها نرم افزارهای BPMS است که می توان توسط آنها یک سیستم را از صفر تا صد توسعه داد. البته این توسعه محدود بوده و نمی توان مسائل پیچیده را با آنها پیاده سازی نمود.

نمونه کوچکتر که در اکثر نرم افزار های حسابداری وجود دارد و در ایران هم بیشتر به این صورت عمل می شود ، امکان سفارشی سازی چاپ و گزارشات در نرم افزارها می باشد. نرم افزار حسابداری بیت و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری باتیز این ویژگی را دارند و کاربر می تواند چاپ های سیستم را به دلخواه خود سفارشی سازی نماید. حتی این امکان ممکن است در نرم افزار حسابداری هلو هم وجود داشته باشد.

در صورت دوم شرکت تولید کننده نرم افزار قبول می کند که نرم افزار حسابداری را برای مشتری یا کاربر سفارشی سازی نماید. در این صورت محدودیتی در سفارشی سازی وجود ندارد و تقریبا سیستم تولید شده کاملا به دلخواه کاربر سفارشی می شود.

سفارشی سازی یکی از مواردی است که هزینه زیادی برای مشتری دارد و مشتری باید هزینه آنرا تقبل نماید. این هزینه باید متناسب با رفع نیازهای مشتری باشد. بنابراین مشتری نباید هر نیازی را اعلام نماید تا شرکت تولید کننده نرم افزار آنرا سفارشی سازی نماید.

از نکته هایی که در مورد سفارشی سازی نرم افزار باید مد نظر داشت این است که سفارشی سازی همیشه خوب نیست. ضمن اینکه همیشه هم بد نیست.

برخی اوقات سفارشی سازی نرم افزار امری ضروری است زیرا اگر این سفارشی سازی صورت نگیرد ، هزینه های زیادی بر سازمان تحمیل می کند. مثلا در نرم افزار حسابداری باتیز که امکان سفارشی سازی را دارد می توان بخش فروش را سفارشی کرد.

انتخاب نرم افزار حسابداری و خرید نرم افزار حسابداری 

ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری

در دنیای امروزی استفاده از نرم افزار حسابداری  به یک ضرورت غیر قابل انکار تبدیل شده است. تمامی کسب و کارها به نرم  افزار حسابداری نیاز دارند و باید برای ثبت درآمدها و کنترل هزینه های خود از نرم افزار حسابداری استفاده کنند.

حسابداری را علم تشخیص و ثبت و گزارشگری رویدادهای مالی تعریف می کنند. بنابراین باید ابتدا رویدادهای مالی را تشخیص داد و سپس آن رویدادهای مالی را ثبت نمود و در نهایت آنها را گزارش کرد تا استفاده کنندگان بتوانند بر اساس آن گزارشات تصمیمات بهتری بگیرند.

این علم که توسط کارشناسان و استادان حرفه ای تدوین گردیده است ، به تدریج مورد قبول عامه قرار گرفته و قابل تغییر و تصحیح می باشد. در کتب حسابداری تاریخچه حسابداری را به صورت زیر بیان می کنند:

علم حسابداری به مرور زمان تکمیل تر شد اما اصول آن به صورت یکسان باقی ماند. به عنوان مثال عبارات بدهکار “debit ” و بستانکار ” credit ” که تاکنون دو جزء اساسی در حسابداری دوبل می باشد، از دو کلمه اصیل ایتالیایی “debita” و “credo” گرفته شده است.

در حال حاضر علم حسابداری آنقدر پیشرفت کرده است که در سطح دکتری در دانشگاهها تدریس می شود و استانداردهایی در سطح جهان و بین الملل برای آن تهیه شده است که به IFRS مشهور است. هر کشوری هم برای خود دارای استاندارد حسابداری است.

بیشتر موسسات مالی هم که به کسب و کارها خدمات مالی و حسابداری و حسابرسی ارائه می کنند از انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند. این موسسات برای این که سطوح در آمد ، هزینه و سرمایه این شرکت ها را ثبت کنند از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند. یکی از نرم افزار های حسابداری که موسسات مالی می توانند از آن استفاده نمایند نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد.

رشد روز افزون معاملات در سطوح وسیع و ورود کامپیوتر به عنوان یک ابزار مفید در زندگی انسانها ، باعث شده است که انجام حسابداری بدون نرم افزار حسابداری غیر قابل تصور شود.

نرم افزار حسابداری علاوه بر رفع مشکلات و موانع حسابداری به شیوه سنتی ، امکانات جانبی دیگری را در اختیار استفاد کنندگان قرار داده است. از جمله این امکانات و مزایا می توان به مواردی مانند بالا بردن سرعت و دقت در ثبت و پردازش اطلاعات و گزارشگری اشاره نمود.

آیا نرم افزار حسابداری می تواند جایگزین حسابدار شود؟

همانطور که گفته شد نرم افزار حسابداری  یک ابزار است و ابزار در خیلی از جاها نمی تواند جایگزین انسان شود. به همین صورت نرم افزار حسابداری نمی تواند به صورت کامل جایگزین یک حسابدار شود و کسب و کارها را از داشتن حسابدار بی نیاز  کند. اما زمانی که از یک نرم افزار حسابداری استفاده می کنیم ، یک سری کارهای تکراری از روی دوش حسابدار برداشته می شود و حسابدار شما به جای انجام برخی از کارهای تکراری می تواند اطلاعات مالی و حسابداری را برای شما تحلیل کرده و از آن اطلاعات دقیق مدیریتی برای شما استخراج کند.

این می تواند برای شما یک امتیاز و مزیت رقابتی شود. شما اطلاعات مالی تحلیل شده دارید نه یک سری اطلاعات مالی خام .

نرم افزار حسابداری خوب و مناسب می تواند گزارشات مورد نیاز یک کسب و کار را به صورت ماهانه ، فصلی ( مانند آن چیزی که شما در گزارشات فصلی نرم افزار حسابداری باتیز می توانید مشاهده نمایید ) و صورتهای مالی اساسی سالانه در اختیار شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می توانید هم به صورت پرینت و هم می توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در اختیار حسابدار خود قرار دهید .

در مقالات دیگری در همین سایت برخی مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری را برای شما بازگو می کنیم.

زمان مناسب برای خرید نرم افزار حسابداری

بهترین زمان برای خرید نرم افزار حسابداری چه موقعی است؟ این یک سوال است که پیش روی تمام شرکت ها و فروشگاههایی  است که قصد خرید نرم افزار حسابداری را دارند. در اینجا می توان شرکت ها را به چند دسته تقسیم کرد و بعد برای هر کدام به طور جداگانه این سوال را پاسخ داد که بهترین زمان برای خرید نرم افزار حسابداری چه موقعی است؟

دسته اول شرکت ها و یا سازمانهایی هستند که مدتی است فعالیت خود را شروع کرده اند ، فرقی هم نمی کند که چندماه است که فعالیت اقتصادی خود را شروع کرده اند و یا چندین سال است که کار می کنند. به هر حال چیزی که اهمیت دارد این استکه این شرکت ها در زمان تاسیس و راه اندازی ، نرم افزار حسابداری تهیه نکرده اند و الان کلی اطلاعات حسابداری دارند که در نرم افزار حسابداری ثبت نشده اند. و در دفاتر کاغذی و یا حداکثر در نرم افزار اکسل ثبت شده اند.

دسته دوم شرکت هایی هستند که مانند دسته اول مدتی است که فعالیت خود را شروع کرده اند با این تفاوت که نرم افزار حسابداری هم تهیه کرده اند، ولی نرم افزار حسابداری موجود پاسخ گوی نیازهای آنها نیست و می خواهند نرم افزار حسابداری خود را تعویض نمایند. بنابراین اطلاعات مالی و حسابداری این شرکت ها در یک نرم افزار حسابداری قدیمی ثبت شده است و باید به نرم افزار حسابداری جدید منتقل شود.

دسته سوم شرکت هایی هستند که هنوز کار خود را شروع نکرده اند و قبل از تاسیس و راه اندازی شرکت قصد دارند که نرم افزار حسابداری هم تهیه کنند تا از ابتدا اطلاعات مالی و حسابداری خود را در نرم افزار حسابداری مربوطه ثبت نمایند. اگر چه اینگونه شرکت ها وضعشان از دسته اول بهتر است ولی باید دقت کنند که به درد دسته دوم دچار نشوند و با مقایسه نرم افزارهای حسابداری گوناگون و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود ، سالهای متمادی بتوانند با نرم افزار حسابداری که می خرند کار کنند و قصد تعویض آنرا نداشته باشند.

حالا راحتتر می توان به سوال بالا پاسخ گفت. پاسخ سوال برای دسته سوم کاملا مشخص است. این شرکت ها باید قبل از راه اندازی کسب و کار خود نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود را از بین نرم افزارهای موجود در بازار انتخاب و خریداری نمایند. در این سایت ما معیارهایی را برای خرید نرم افزار حسابداری مشخص کرده ایم و مقالاتی در این زمینه نوشته ایم. همچنین لیست نرم افزارهای حسابداری را نیز در این سایت گرد هم آورده ایم تا شما بتوانید براحتی آنها را با هم مقایسه کنید.

این مقاله را هم از دست ندهید :  ۳ ویژگی برای انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری

شرکت هایی که در دسته دوم قرار دارند نیز مانند دسته سوم باید هر چه سریعتر نسبت به خرید نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود اقدام نمایند. زیرا هر چه زمان بیشتر بگذرد اطلاعات مالی و حسابداری ثبت شده در نرم افزار حسابداری قدیمی بیشتر شده و راه اندازی نرم افزار حسابداری جدید زمان بیشتری طلب می کند. اینگونه شرکت ها باید در اولین فرصت به انتخاب نرم افزار حسابداری مبادرت ورزند و در اولین فرصتی که بودجه مورد نیاز خود را بدست آوردند اقدام به خرید نرم افزار حسابداری نمایند.

شرکت هایی که در دسته اول قرار دارند باید چند ماه مانده به آخر سال مالی به فکر خرید نرم افزار حسابداری باشند. این شرکت ها می توانند مثلا در ماههای بهمن و یا اسفند نرم افزار حسابداری را خریداری نموده و برای فروردین سال آینده آنرا راه اندازی نمایند.

راه اندازی نرم افزار حسابداری پروسه ای دقیق و فنی است که اگر به خوبی انجام نشود آنگاه می تواند به جای منفعت ، زیانهای بسیار زیادی را برای سازمان داشته باشد. اگر بهترین نرم افزار حسابداری را خریداری نمایید ولی آنرا خوب پیاده سازی ننمایید ، آنگاه نمی توانید از نرم افزار حسابداری خریداری شده به صورت بهینه استفاده نمایید و این نرم افزار حسابداری برای شما هیچ سودی نخواهد داشت.

بعدا در همین سایت مقالاتی در مورد نحوه راه اندازی نرم افزار حسابداری در شرکتها می آید. اینکه چه وظایفی مربوط به شماست و چه وظایفی مربوط به شرکت تولید کننده نرم افزار حسابداری است.

چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود انتخاب کنیم؟

گوگل نرم افزار حسابداری را به صورت زیر تعریف می کند :

نرم افزار حسابداری توصیفی از یک نوع اپلیکیشن نرم افزاری است که ثبت و پردازش معاملات حسابداری در ماژول های تابعی مانند حساب های پرداختنی، حسابهای دریافتنی، حقوق و دستمزد، و تراز آزمایشی را برعهده دارد که به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می کند.

ولی با کمی جستجو در سایت های حسابداری ، در می یابیم که برای نرم افزار حسابداری تعاریف دیگری نیز ذکر شده است .

در یک دید کلی نرم افزار حسابداری به نوعی نقش یک کمک دفتردار یا کمک حسابدار را ایفا می کند. حسابداران برای ثبت و گزارش اطلاعات حسابداری خود از این نرم افزار بهره می گیرند. قابلیت های نرم افزار حسابداری از محصولی به محصولی دیگر متفاوت است. و فقط در کشور ایران حدود ۱۰۰ نوع نرم افزار حسابداری تولید و به بازار ارائه شده است که هر کدام ویژگی های خاص خود را دارا هستند. اگر شرکت شما خیلی بزرگ است، مثلا در حد ایران خودرو ، احتمالا برای طراحی و پیاده سازی نرم افزار حسابداری مخصوص کسب و کار خود، دست به دامن نرم افزار های حسابداری سفارشی می شوید تا شرکت تولید کننده این نرم افزار حسابداری آن را برای شما سفارشی کند. اما اگر شرکت شما کوچک است براحتی می توانید از محصولات عرضه شده آماده (با عنوان پکیج نرم افزار حسابداری ) استفاده کنید.

به عبارت دیگر ، نرم افزار حسابداری یک منبع ارزشمند برای کسب و کارهای مدرن امروزی است. نرم افزار حسابداری کمک می کند تا ردیابی دقیقی از معاملات مالی صورت بگیرد و گزارش، تجزیه و تحلیل آنی آن معاملات ساده گردد. قبل از ارائه نرم افزار حسابداری، همه این وظایف بوسیله نیروی انسانی یا همان حسابداران انجام می شد اما اکنون مدیریت داده های زیاد و ارزشمند هر سازمان به کامپیوتر واگذار شده است و نیروی انسانی فقط از این گزارشات تحلیلی استفاده می کند تا تصمیمات بهتری برای سازمان خود بگیرد.

کاهش هزینه های حسابداری ، دقت در انجام محاسبات و سرعت بالای پاسخ گویی به مدیران از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری به شمار می آید و همچنین اجازه می دهد تا تصمیم گیری های مالی از طریق گزارش به موقع توسط مدیران سازمان یا شرکت اتخاذ گردد.

اهمیت نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری یک کلاس از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخی از برنامه حسابداری برای کسب و کارهای کوچک و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ و خیلی بزرگ طراحی شده اند. با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.

حال به فاکتورهای مهم و اساسی برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری می پردازیم:

دقت

نرم افزار حسابداری دقت انجام محاسبات و ثبت اسناد حسابداری را بالا می برد و این امر باعث کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات می گردد. در فرآیندهای حسابداری دستی که شامل بررسی بسیاری از محاسبات ریاضی است، نیروی انسانی ممکن است که اشتباهاتی انجام دهد . مثلا بر اثر خستگی و کار زیاد. ولی نرم افزار حسابداری جلوی بسیاری از این اشتباهات را می تواند بگیرد.

یک محاسبه اشتباه در اوایل روند حسابداری مالی می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد پایانی داشته باشد. نرم افزار حسابداری، از سوی دیگر، با عدم خطا در انجام محاسبات همراه است. با این حال، باید توجه داشت که فاکتور دقت در برنامه حسابداری موضوعی است که در صورت ورود اطلاعات غلط از سوی نیروی انسانی ممکن است کاهش یابد.

سرعت

استفاده از نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد پردازش های مالی خود را با سرعت بیشتری انجام دهید. بخشی از این افزایش سرعت به دلیل استفاده از کامپیوتر، که قادر به پردازش ارقام، بسیار سریع تر از مغز انسان است بدست می آید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری این امکان را می دهد که برای افزایش بهره وری از امکانات دیگری همچون اتوماسیون استفاده نمود، برای مثال، مالیات بر ارزش افزوده را در نظر بگیرید. در نرم افزار حسابداری می توان تنظیم نمود که برای هر کالا ۹ درصد از مبلغ فروش را محاسبه نموده و به عنوان ارزش افزوده در نظر گرفته و به مبلغ فاکتور اضافه نماید. این مورد را با موردی که کاربر باید با دست انجام دهد مقایسه کنید. سرعت کدام مورد بیشتر است؟

هزینه

منافع حاصل از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری باعث می شود تا هزینه های کلی کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می دهد تا هر یک از اعضای تیم حسابداری به انجام کارهای بیشتر در یک زمان معین مشغول شوند، این یعنی اینکه کاری را که ۵ نفر باید در مدت یک ماه انجام دهند سه نفر قادر به انجام آن هستند و نرم افزار حسابداری به تنهایی کار آن دو نفر دیگر را انجام می دهد. این یعنی اینکه دو کارمند حسابداری کمتر و هزینه حقوق و دستمزد کمتر.

برای دیدن لیست نرم افزارهای حسابداری می توانید به سایت http://accsoft.ir مراجعه نمایید. در این سایت می توانید عملیات مقایسه نرم افزار های حسابداری و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری را انجام دهید.

کاهش قیمت اینترنت و نرم افزار اتوماسیون اداری

به گزارش ارگس از ایتنا به نقل از خبرگزاری مهر ، هر گیگابایت اینترنت از ۳۶۰۰ تومان به ۱۴۰۰ تومان رسید

به گزارش نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، معاون وزیر ارتباطات گفت: نرخ موثر یک گیگابایت اینترنت بر مبنای تکنولوژی ADSL که در سال ۹۲، سه هزار و ۶۰۰ تومان محاسبه می‌شد امروز به ۱۴۰۰ تومان رسیده است.

بر این اساس نرم افزار حسابداری و نرم افزار های اتوماسیون اداری تحت وب که از پهنای باند اینترنت برای نقل و انتقال اطلاعات استفاده می کنند ، کم هزینه تر و با صرفه اقتصادی بیشتری خواهند بود. البته اگر همزمان با کم شدن هزینه اینترنت ، سرعت آن نیز افزایش یابد می توان به آینده نرم افزار های تحت وب امیدوارتر بود.

محمد جواد آذری جهرمی در مراسم اعطای جایزه کیفیت ارتباطات و فناوری اطلاعات با تشریح روند تغییر قیمت اینترنت طی سیاست های اتخاذ شده در این زمینه توضیح داد: با تلاش‌های صورت گرفته و ایجاد زیرساخت‌های ارتباطی لازم شاهد کاهش قیمت اینترنت هستیم اما با این وجود همچنان جایگاه ایران در سطح منطقه نیازمند اصلاح است.

وی افزود که در سال ۹۲ نرخ اینترنت به ازای یک گیگابایت استفاده در اینترنت ADSL در شهرهایی مانند تهران حدود ۳ هزار و ۶۰۰ تومان بود که در حال حاضر این رقم به ۱۴۰۰ تومان رسیده است. در همین حال قیمت یک گیگابایت اینترنت در شهرستان‌ها نیز از ۳ هزار و ۵۰۰ تومان در سال ۹۲ به ۹۰۵ تومان کاهش پیدا کرده است.

به گزارش گروه اتوماسیون اداری قلم، در سال جاری شاهد دو بار تخفیف ۲۰ درصدی برای پهنای باند اینترنت بودیم. به این ترتیب قیمت سرویس‌ها کاهش پیدا کرده که این رویه به نفع مشترکان نهایی و تولید کنندگان محتوای داخلی است.

خیلی از مشتریان از قیمت بالای اینترنت گله مند بودند و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را به صرفه نمی دانستند. ولی با این کاهش قیمت ، استفاده از این نرم افزارهای تحت وب بسیار به صرفه تر شده است.

معاون وزیر ارتباطات با بیان اینکه در قالب مصوبه ۲۴۷ کمیسیون تنظیم مقررات ارتباطات شرایطی فراهم شده تا مشترکان برای استفاده از اطلاعات در بستر شبکه ملی اطلاعات نصف قیمت اینترنت را پرداخت کنند، خاطرنشان کرد: کاهش قیمت در اینترنت نتیجه سرمایه گذاری در بخش‌های زیرساختی کشور و شبکه مخابراتی است.

وی با بیان اینکه شبکه ملی اطلاعات و سرویس‌های بومی این شبکه باعث ایجاد بیش از ۱۳۰ هزار شغل در این بخش شده است، ادامه داد: هفته گذشته نیز بر اساس توافق شرکت ارتباطات زیرساخت و شرکت مخابرات ایران نرخ پهنای باند برای انتقال محتوای داخل کشور ۲۰ درصد کاهش یافت و ما همچنان مصمم به تداوم کاهش این نرخ هستیم.

وی تاکید کرد: ایجاد بازار مصرف محتوا در داخل کشور در گرو تولیدات داخلی است و برای توسعه این بازار نیازمند ارتقا کیفیت سرویس های قابل ارائه به مشترکان خواهیم بود.

گفتنی است که نرم افزار اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس تحت وب بوده است و بر بستر وب کار می کند. به همین دلیل هر خبری مبتنی بر قیمت اینترنت می تواند برای استفاده کنندگان از اتوماسیون اداری قلم مهم باشد. 

نرم افزار اتوماسیون اداری به علت اینکه فایل های اداری مانند نامه و تصاویر آن و فایل های پیوست را جابجا می کند ، جزء نرم افزارهایی است که انتقال اطلاعات بیشتری نسبت به نرم افزار حسابداری دارد.

از مهمترین مزایای تحت وب بودن نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، دور کاری است و اینکه هر نقطه از جهان می تواند دفتر کار شما محسوب شود. زیرا هر جایی که شما به اینترنت دسترسی داشته باشید آنگاه می توانید از آن استفاده نموده و کارهای خود را انجام داده و به نامه های ارسالی پاسخ دهید.