گوگل نرم افزار حسابداری را به صورت زیر تعریف می کند :
نرم افزار حسابداری توصیفی از یک نوع اپلیکیشن نرم افزاری است که ثبت و پردازش معاملات حسابداری در ماژول های تابعی مانند حساب های پرداختنی، حسابهای دریافتنی، حقوق و دستمزد، و تراز آزمایشی را برعهده دارد که به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می کند.
ولی با کمی جستجو در سایت های حسابداری ، در می یابیم که برای نرم افزار حسابداری تعاریف دیگری نیز ذکر شده است .
در یک دید کلی نرم افزار حسابداری به نوعی نقش یک کمک دفتردار یا کمک حسابدار را ایفا می کند. حسابداران برای ثبت و گزارش اطلاعات حسابداری خود از این نرم افزار بهره می گیرند. قابلیت های نرم افزار حسابداری از محصولی به محصولی دیگر متفاوت است. و فقط در کشور ایران حدود ۱۰۰ نوع نرم افزار حسابداری تولید و به بازار ارائه شده است که هر کدام ویژگی های خاص خود را دارا هستند. اگر شرکت شما خیلی بزرگ است، مثلا در حد ایران خودرو ، احتمالا برای طراحی و پیاده سازی نرم افزار حسابداری مخصوص کسب و کار خود، دست به دامن نرم افزار های حسابداری سفارشی می شوید تا شرکت تولید کننده این نرم افزار حسابداری آن را برای شما سفارشی کند. اما اگر شرکت شما کوچک است براحتی می توانید از محصولات عرضه شده آماده (با عنوان پکیج نرم افزار حسابداری ) استفاده کنید.
به عبارت دیگر ، نرم افزار حسابداری یک منبع ارزشمند برای کسب و کارهای مدرن امروزی است. نرم افزار حسابداری کمک می کند تا ردیابی دقیقی از معاملات مالی صورت بگیرد و گزارش، تجزیه و تحلیل آنی آن معاملات ساده گردد. قبل از ارائه نرم افزار حسابداری، همه این وظایف بوسیله نیروی انسانی یا همان حسابداران انجام می شد اما اکنون مدیریت داده های زیاد و ارزشمند هر سازمان به کامپیوتر واگذار شده است و نیروی انسانی فقط از این گزارشات تحلیلی استفاده می کند تا تصمیمات بهتری برای سازمان خود بگیرد.
کاهش هزینه های حسابداری ، دقت در انجام محاسبات و سرعت بالای پاسخ گویی به مدیران از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری به شمار می آید و همچنین اجازه می دهد تا تصمیم گیری های مالی از طریق گزارش به موقع توسط مدیران سازمان یا شرکت اتخاذ گردد.
اهمیت نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری یک کلاس از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخی از برنامه حسابداری برای کسب و کارهای کوچک و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ و خیلی بزرگ طراحی شده اند. با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.
حال به فاکتورهای مهم و اساسی برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری می پردازیم:
دقت
نرم افزار حسابداری دقت انجام محاسبات و ثبت اسناد حسابداری را بالا می برد و این امر باعث کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات می گردد. در فرآیندهای حسابداری دستی که شامل بررسی بسیاری از محاسبات ریاضی است، نیروی انسانی ممکن است که اشتباهاتی انجام دهد . مثلا بر اثر خستگی و کار زیاد. ولی نرم افزار حسابداری جلوی بسیاری از این اشتباهات را می تواند بگیرد.
یک محاسبه اشتباه در اوایل روند حسابداری مالی می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد پایانی داشته باشد. نرم افزار حسابداری، از سوی دیگر، با عدم خطا در انجام محاسبات همراه است. با این حال، باید توجه داشت که فاکتور دقت در برنامه حسابداری موضوعی است که در صورت ورود اطلاعات غلط از سوی نیروی انسانی ممکن است کاهش یابد.
سرعت
استفاده از نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد پردازش های مالی خود را با سرعت بیشتری انجام دهید. بخشی از این افزایش سرعت به دلیل استفاده از کامپیوتر، که قادر به پردازش ارقام، بسیار سریع تر از مغز انسان است بدست می آید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری این امکان را می دهد که برای افزایش بهره وری از امکانات دیگری همچون اتوماسیون استفاده نمود، برای مثال، مالیات بر ارزش افزوده را در نظر بگیرید. در نرم افزار حسابداری می توان تنظیم نمود که برای هر کالا ۹ درصد از مبلغ فروش را محاسبه نموده و به عنوان ارزش افزوده در نظر گرفته و به مبلغ فاکتور اضافه نماید. این مورد را با موردی که کاربر باید با دست انجام دهد مقایسه کنید. سرعت کدام مورد بیشتر است؟
هزینه
منافع حاصل از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری باعث می شود تا هزینه های کلی کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می دهد تا هر یک از اعضای تیم حسابداری به انجام کارهای بیشتر در یک زمان معین مشغول شوند، این یعنی اینکه کاری را که ۵ نفر باید در مدت یک ماه انجام دهند سه نفر قادر به انجام آن هستند و نرم افزار حسابداری به تنهایی کار آن دو نفر دیگر را انجام می دهد. این یعنی اینکه دو کارمند حسابداری کمتر و هزینه حقوق و دستمزد کمتر.
برای دیدن لیست نرم افزارهای حسابداری می توانید به سایت http://accsoft.ir مراجعه نمایید. در این سایت می توانید عملیات مقایسه نرم افزار های حسابداری و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری را انجام دهید.