سفارشی سازی در نرم افزار حسابداری

یکی از دغدغه های سازمانها در انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری بحث سفارشی سازی و اعمال تغییرات دلخواه و مورد نیاز سازمان در این گونه نرم افزار هاست.
زمانی که یک نرم افزار حسابداری و یا هر نرم افزار دیگری برای سازمان تهیه می کنید چندین حالت مختلف ممکن است که پیش بیاید.

حالت اول اینکه آن نرم افزار بسیار کوچک وساده باشد و اصلا نیازی به سفارشی سازی و اعمال تغییرات نداشته باشد. مثلا نرم افزار راس گیری چک که شرکت داده پردازان ارگس به بازار ارائه کرده است یک نرم افزار بسیار ساده است که نیازی به سفارشی سازی و یا حتی پشتیبانی هم ندارد. در ضمن این نرم افزار رایگان است و می توانید به راحتی آنرا دانلود کرده و مورد استفاده قرار دهید.

ولی نرم افزار حسابداری باتیز و یا نرم افزار حسابداری همکاران سیستم را در نظر بگیرید. این نرم افزارها و نرم افزارهای مشابه آنها آنقدر گسترده و بزرگ هستند که ممکن است برای کسب و کارها نیاز به سفارشی سازی داشته باشند. یکی از مواردی که در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان باید مد نظر باشد همین قابلیت سفارشی سازی و اعمال تغییرات مورد نیاز کاربر در نرم افزار است.

سفارشی سازی و اعمال تغییرات مورد نظر کاربر در نرم افزار حسابداری می تواند به دو صورت انجام شود. یکی از صورتهای ممکن این است که یک نرم افزار به صورت یک فریم ورک قابل توسعه در اختیار کاربران قرار گیرد و کاربران بدون نیاز به شرکت تولید کننده، می توانند نرم افزار را سفارشی کنند البته این سفارشی سازی محدود بوده و در حیطه همان ابزارهایی است که در اختیار کاربر قرار می گیرد.

مثلا یک نمونه کوچک از این نوع نرم افزار ها نرم افزارهای BPMS است که می توان توسط آنها یک سیستم را از صفر تا صد توسعه داد. البته این توسعه محدود بوده و نمی توان مسائل پیچیده را با آنها پیاده سازی نمود.

نمونه کوچکتر که در اکثر نرم افزار های حسابداری وجود دارد و در ایران هم بیشتر به این صورت عمل می شود ، امکان سفارشی سازی چاپ و گزارشات در نرم افزارها می باشد. نرم افزار حسابداری بیت و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری باتیز این ویژگی را دارند و کاربر می تواند چاپ های سیستم را به دلخواه خود سفارشی سازی نماید. حتی این امکان ممکن است در نرم افزار حسابداری هلو هم وجود داشته باشد.

در صورت دوم شرکت تولید کننده نرم افزار قبول می کند که نرم افزار حسابداری را برای مشتری یا کاربر سفارشی سازی نماید. در این صورت محدودیتی در سفارشی سازی وجود ندارد و تقریبا سیستم تولید شده کاملا به دلخواه کاربر سفارشی می شود.

سفارشی سازی یکی از مواردی است که هزینه زیادی برای مشتری دارد و مشتری باید هزینه آنرا تقبل نماید. این هزینه باید متناسب با رفع نیازهای مشتری باشد. بنابراین مشتری نباید هر نیازی را اعلام نماید تا شرکت تولید کننده نرم افزار آنرا سفارشی سازی نماید.

از نکته هایی که در مورد سفارشی سازی نرم افزار باید مد نظر داشت این است که سفارشی سازی همیشه خوب نیست. ضمن اینکه همیشه هم بد نیست.

برخی اوقات سفارشی سازی نرم افزار امری ضروری است زیرا اگر این سفارشی سازی صورت نگیرد ، هزینه های زیادی بر سازمان تحمیل می کند. مثلا در نرم افزار حسابداری باتیز که امکان سفارشی سازی را دارد می توان بخش فروش را سفارشی کرد.

انتخاب نرم افزار حسابداری و خرید نرم افزار حسابداری 

انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری

در کسب و کارهای نوپا و تازه راه افتاده و یا فروشگاهی قبل از خرید نرم افزار حسابداری  باید به سوالاتی پاسخ داد تا نیاز دقیق آن کسب و کار شناسایی شده و بر اساس آن نیازها به دنبال انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب بود. اگر بدون دانستن نیازهای کسب و کار اقدام به انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری نمایید قطعا پول خود را هدر داده اید. حالا سوالاتی که می توانید از خود بپرسید می تواند به صورت زیر باشد :

کسب و کارتان چقدر گسترده است و تا چه حدی قصد دارید آنرا گسترش دهید؟

چه سخت افزارهایی را برای نرم افزار حسابداری که می خواهید تهیه کنید آماده کرده اید؟

سرعت عملیات فروش و دریافت وجه از مشتری چه تاثیری برروی کسب و کارتان می‌گذارد؟

کنترل موجودی در کسب و کار شما چگونه است؟

و...

دانستن پاسخ این سوالات و چندین سوال مشابه این می تواند راهنمای خوبی برای کسب و کارها باشد که بتوانند بهترین نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود را انتخاب و خریداری نمایند. توجه داشته باشید که خریدی که بر اساس این موارد باشد می‌تواند حجم کار قابل انجام را به صورت چشم گیری کاهش دهد و هزینه های کسب و کار را کم کرده و سود را بالا ببرد.

نکاتی را که باید در انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان مدنظر قرار دهید می تواند به شرح زیر باشد:

1. نرم افزار حسابداری مورد نظر باید منطبق با استانداردهای اداره دارایی باشد و بتواند گزارشات ارزش افزوده و گزارشات فصلی را ارائه نماید.

2. نرم افزار باید امکان نصب بر روی سخت افزارهای شما را داشته باشد. مثلا اگر نرم افزار فروشگاهی می خواهید خریداری کنید باید قابلیت نصب بر روی صندوق فروشگاهی را داشته باشد. ویژگی مد نظر ما بحث لمسی بودن سخت افزارهای فروشگاهی می باشد. 

4. کار با نرم افزار حسابداری باید ساده و سریع باشد. در استفاده از نرم افزار حسابداری نباید نیاز به دانش زیاد حسابداری داشت. 

5. نرم افزار باید بتواند تراکنش های مالی با سرعت بسیار بالا را انجام داده و کاربر و مشتری را معطل نکند.

6. باید بتوانید تمامی اطلاعات حساب و کتاب خود را به همراه گزارشات متنوع در آن نگهداری نمایید.

7. محاسبه مالیات و عوارض در فاکتور مشتریان به صورت اتوماتیک انجام شود.

8. امکان تفکیک کالاهای پرفروش و کم فروش فروشگاه وجود داشته باشد تا کالاهای سودآور را شناسایی نمایید.

9. گردش نقدینگی فروشگاه را کنترل کنید و گزارشات کاملی را تهیه نمایید.

و مهم تر از همه :

10. دریافت خدمات پشتیبانی سریع و با کیفیت میتواند از اتلاف زمان در صورت بروز مشکلات احتمالی جلوگیری نماید.

11. حتما به سابقه و قدمت شرکت های نرم افزاری در هنگام خرید توجه فرمایید.